Das papierlose Arbeiten - Meine Erfahrungen

[smartfiles]

Sobald Bilder ins Spiel kommen und etwas dokumentiert werden muss, das danach umgehend in den Verteiler geht, hat der Notizblock ausgedient.
Zur Zeit klappt das papierlose Büro nur mit einem MacBook Pro / iPad und einem Cloudspeicher, der die Daten zwischen den Geräten synct.

[lukemac]

Jaa... es gibt so viele Möglichkeiten heute Dokumente zu erstellen, aufzubewahren, zu verteilen, ob analog oder digital(isiert). Letztendlich findet jeder für sich die beste Kombi, weil er eine große Auswahl an Arbeitsinstrumenten hat.

Ich würde an das papierlose Arbeiten eher aus einem anderen Blickwinkel herangehen:

Was macht digitales Arbeiten mit dem Menschen und ist dies besser?

Merken wir uns weniger, weil wir am Tablet und PC Informationen anders bearbeiten und verarbeiten...?

Gehen wir mit digitalen Dokumenten "inflationär" um, weil sie im Prinzip gar nicht wirklich existieren und nicht "greifbar" sind... ?

... usw.

[smartfiles]

Um die heutige Informationsflut bewältigen zu können müssen die Dokumente durchsuchbar sein. Für mich ist Papier und meterweise Ordner im Regal ein Datengrab. Ist ein Dokument erst mal falsch abgelegt, kann es sein, dass dieses nie wieder auftaucht.
Weiter geht es dann bei den eMails. Heute läuft ein Hauptteil der geschäftlichen und schriftlichen Kommunikation per eMail. Die Mails alle auszudrucken macht kaum Sinn, muss aber von gesetzeswegen aufbewahrt werden. Diese werden somit digtial abgelegt. Zwei Systeme zu fahren die nicht vollständig sind macht kaum Sinn. Von daher sollte schon heute alles digitalisiert archiviert werden.

@ Jörn
Wäre mal ein spannendes Thema mit was man am besten die digitale Ablage nach Projekten organisiert ablegen kann, so dass alle Daten vom Mac wie auch vom iPad durchsucht und eingesehen werden können.
Ich denke wir stehen hier erst an den Anfängen. Der Finder kann lokal gesicherte eMails schon mal nicht durchsuchen (Volltext)

[QWallyTy]

genau so sehe ich das auch und wir haben es mittlerweile im Boro großteils geschafft auf Papier zu verzichten.

[Florian Raabe]

Da man immer mehr in der Cloud speichern muss, habe ich aber auch große Probleme mit Inklusivvolumen von meinem Mobilfunktarif. Dieser ist meist schon nach einem Tag aufgebraucht.
Habt ihr da Ideen oder Ansätze wie ihr dieses Problem umgehen könnt?
Es gibt ja, glaube ich zumindest, immer noch keine richtigen Flagrantes für mobile Datentarife, oder?

[Aloxus]

Nein gibt es leider noch nicht. Es gibt reine Datenkarten die mehr Inklusiv-Volumen bieten als die gängigen Mobilfunkverträge. Aber auch das ist teuer und begrenzt.

Die einzige Möglichkeit besteht bisher darin, möglichst oft im WLAN zu arbeiten und bestimmte Vorgänge die wirklich viel Daten übertragen ausschließlich im WLAN zu machen. Zum Beispiel Streaming.

Wenn man viel unterwegs ist, sollte man seine Aufgaben zeitlich so aufteilen, dass man unterwegs das macht, was wenig Volumen verbraucht. Planen, Kommunikation, lesen, Projekte organisieren... Alles andere im (sicheren) WLAN.

Mal am Rande: Wieviel Volumen hast du denn und wodurch wird das Volumen so schnell verbraucht? Ich komme eigentlich immer gut mit 2GB über den Monat. Meistens benötige ich nichtmal die Hälfte. Und ich teile mir das Volumen zwischen iPhone und iPad.

[smartfiles]

Aloxus war schneller

Entweder ist das Volumen zu klein oder du machst sonst was falsch.
Wenn man die Verbindung des iPad oder Mac über das iPhone aufbaut, wird wesentlich mehr Datenvolumen verbraucht, als wenn das iPad selber über das eingebaute 3G oder 4G Modul die Verbindung zur Aussenwelt hält.
Synchonisationsvorgänge sollte man nach Möglichkeit ins WLAN verlegen. Also Fotos oder was sonst grosse Daten hin und her schiebt sollte kein Zugriff auf das Mobilnetz bekommen.

[Florian Raabe]

Also ich habe ebenfalls einen 2GB Tarif, ich denke, dass dieser hauptsächlich wegen Kommunikation so schnell leer ist. WhatsApp benötigt relativ viel bei mir, da ich gerne Bilder versende. Allerdings lese ich auch viele Internetseiten während der Zugfahrt oder schaue Nachrichten im Stream.

An der Uni habe ich ja extrem schnelles WLAN, das hilft mir schon ungemein, aber so in der Stadt gibt es (zumindest hier) kaum offene WLANs. Alle wirklich wichtige Daten übertrage ich natürlich nur im sicheren Netzwerk zuhause, dafür ist mir Mobilfunk und auch das WLAN der Uni zu unsicher.

Für mich wäre eine wirkliche Faltrate optimal, würde dafür auch passend zahlen, aber nach der Drosselung bin ich immer so langsam im Netz unterwegs, dass eine Internetseite auch gerne mal 30 Sekunden braucht bis sie komplett runtergelassen ist.

[Florian Raabe]

smartfiles,
da könnte natürlich mein Problem sein, da ich das MacBook immer am iPhone Hotspot habe um dort auf größerem Screen zu lesen, etc.
Wäre mir eigentlich auch ganz recht wenn Apple mal ein MacBook mit Mobilfunk anbieten würde. Habe aber das Gefühl, dass das nicht kommen wird, warum auch immer...

[Aloxus]

Ok ich tippe mal, dass der Hotspot mit dem Mac das meiste verbraucht. Das Problem ist, dass der Mac nicht softwareseitig auf Mobilfunk mit begrenztem Datenvolumen ausgerichtet ist. Damit wird alles an Datenübertragung getätigt, was auch im WLAN anliegt. Also auch Sync von Photos, iCloud Drive etc. iOS trifft da Vorkehrungen, OS X nicht.

Ich empfehle für den mobilen Hotspot eine Software wie TripMode. Da kannst du ganz einfach aus der Menüleiste bestimmen, was übertragen werden darf. Wenn du also im Hotspot bist schaltest du das Programm ein und gibst z.B. nur Safari und Mail frei. Dann kannst du sicher sein, dass z.B. keine Photos im Hintergrund runtergeladen werden oder Dropbox eine große Datei runterlädt usw.

Browsen sollte kein Problem sein, Streaming von Videos schon eher. Aber ich würde erstmal das mit dem HotSpot prüfen. Vielleicht kommst du dann ja schon besser zurecht.

[Florian Raabe]

Okay, danke für den Tipp, ich werde das mal überprüfen, wenn ich mal wieder frisches Volumen habe und mich dann wieder melden.

Trotz allem müsste es doch möglich sein irgendwann mal richtige Flatrates anzubieten oder zumindest eine Drosselung auf 3G Geschwindigkeit...